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昆山标书装订现场这些工作不能少!

来源: 发布时间:2018-09-12 浏览41

       经常有客户懊恼,“今天开标了,因为开标一览表单独封装错把保证金回执单当开标一览表了,结果给废了,太冤了.....,你们能不能提供标书装订环节的服务?”


       确实有点冤,标书编写、签字盖章、标书封包什么都做好了,就因为关键的文件没有装上,给废了,让谁也会感觉冤的,毕竟每一次投标无论是中标、废标、没有中标,大家付出的成本是一样的,因为一个不该出现的错误废标怎能甘心!


       经常有朋友在公众号留言,咨询各类投标的问题,“投标人在线”计划从现在开始,逐一系统回复各位朋友咨询的问题,同时也欢迎大家在投标人社区留言,大家可以一起交流心得。   


       今天和大家一起分享标书装订现场究竟要做些什么?又要注意什么?                                                    


       从投标人将定稿的电子版投标书交给快印店工作人员那一刻起,标书装订这个环节的3/2的工作任然还是需要投标人(可以是法人、法定授权代表人、标书编写人或者代理公司)完成,因为投标书的装订并不仅仅是图文输出、装订成册。


       我们将投标书装订的工作分解成两个部分,一部分快印店完成的工作,一部分是投标人完成的工作,在这里投标人是工作的主体,快印店的工作人员只是协助完成,不得依赖快印工作人员完成本该投标人完成的工作。


       作为投标人在装订标书时至少应该有两个人在现场,至少有一个人完全清楚标书装订的标准及工作流程,并且分工明确,有专人负责检查,谁检查谁负责,凡是因为标书装订环节出问题导致的废标,就是这个检查人的责任。


       标书装订的工作流程图如图1,通过这个图我们可以发现图文输出、装订成册基是快印店的工作,基本不会有问题,因为他们有三分之一以上的业务天天就在干个,已经是轻车熟路了,但仍然需要检查。而标书耗时最长的莫过于由投标人完成的工作:检查(发现问题改正问题)、签字盖章、分包封装。


    一、初稿检查    


       到达快印店现场,第一件事就是要求黑白双面打印一本标书,最后一次对标书全面检查。检查定稿的投标文件是否有空白页、页码是否正常;检查投标文件内容是否与招标要求对应,重点看报价的大小写、文字描述是否有明显的偏差,响应文件是否按序排版等。还有项目名称、编号是否都与招标文件一致....等一切可能出现的问题。这是一项极其细致严谨的工作,必须是对招标文件熟悉,有耐心的人来做,也应该是同一个人负责检查。


    二、图文输出   


       检查无误后要求工作人员按招标文件要求出快印一正几副,一般都是正本彩打、副本黑白打印,招标文件为要求双面打印尽量选择单面打印,这样有利于评委翻阅,双面打印除了环保并不会减少印刷成本。


   三、装订成册   


       正常都是胶装,特殊情况会选择硬装。为了保持页面的整洁封面可以覆膜,整个标书装订成册必须整洁。


   四、签字盖章   


       用黑色中性笔签字或者签章,需要法人签字、授权代表签字(也可代签,评委并不会核实笔迹);凡是有注明需要盖章的地方必须盖章,除此之外复印件全部盖章,包括各类资质文件的复印件包括投标保证金回执,都必须盖章。同时标书正副本的封面、开标一览表投标人单位名称处必须盖章,并且在标书上加盖骑缝章。


    五、再次检查  


       检查签字盖章是否有遗漏,文件是否打印齐全,除了投标文件的正副本之外、开标一览表、投标保证金,特殊要求的还有需要携带的资质原件是否全,封装带齐。


     六、分包封装   


       按招标文件要求将正本、副本、开标一览表、投标保证金回执分别封装,封装之前需要按要求打印好包装封面、密封条,并且盖章。一般是一正三副,或者多本副本,但副本都是打包在一起。


       总结起来标书装订的工作,可以细分分为六项工作内容:标书快印、签字规章、打包、检查;这里工作重点的重点就是检查,检查这每项工作是否全部做到位,否则就会因为一个小问费尽心血做的标书连评委的面都见不上,直接废标。           




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